Краевое государственное бюджетное
профессиональное образовательное учреждение
«Барнаульский лицей железнодорожного транспорта»
Локальный акт № 40
ПОЛОЖЕНИЕ
по обработке и защите персональных данных работников
КГБПОУ «БЛЖДТ»
Принято
Педагогическим советом
Протокол № 01
от 23.09.2014 г.
Положение составлено в соответствии с гл. 14 Трудового кодекса РФ, Конституцией РФ, Законом о персональных данных (по состоянию на 01.03.2014, действующего в ред. Федерального закона от 23.07.2013 № 205-ФЗ), Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 и др.
г. Барнаул
- 1.Общие положения
1.1. Настоящее Положение по обработке персональных данных работников (далее - Положение) КГБПОУ «Барнаульский лицей железнодорожного транспорта» (далее - Учреждение) разработано в соответствии с гл. 14 Трудового кодекса РФ «Защита персональных данных работника», Конституцией РФ, Законом о персональных данных (по состоянию на 01.03.2014, действующего в ред. Федерального закона от 23.07.2013 № 205-ФЗ), Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687, Требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119, Составом и содержанием организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21, Требованиями к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.07.2008 № 512, в ред. от 27.12.2012 №1404, Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом Учреждения.
1.2. Цель Положения - определение порядка обработки персональных данных работников и обучающихся Учреждения; обеспечение защиты прав и свобод его работников при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Учреждения, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения:
1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором Учреждения и действует бессрочно, до вступления в силу нового Положения, утвержденного директором;
1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.
1.4. Все работники Учреждения должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.
2. Основные понятия и состав персональных данных работников
2.1. Для целей настоящего Положения согласно ст. 3 Закона о персональных данных используются следующие основные понятия:
1) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
2) оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
3) обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
4) автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
5) распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
6) предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
7) блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
8) уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
9) обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
10) информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
11) трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
2.2. В состав персональных данных работников Учреждения входят:
- анкета;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела и трудовые книжки сотрудников;
- основания к приказам по личному составу;
- дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, итоги их аттестации, служебные расследования;
- копии отчетов, направляемых в органы статистики;
- копии документов об образования;
- результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
- фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
- рекомендации, характеристики и т.п.
- автобиография;
- сведения об образовании;
- сведения о трудовом и общем стаже;
- сведения о предыдущем месте работы;
- сведения о составе семьи;
- паспортные данные;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате сотрудника;
- сведения о социальных льготах;
- специальность;
- занимаемая должность;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- содержание трудового договора
- содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию.
Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
- 3.Обязанности Работодателя
3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина Работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении но службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы, и обеспечения сохранности имущества.
3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника Работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
- 4.Обязанности работника
Работник обязан:
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ.
4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
- 5.Права работника
Работник имеет право:
5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.
5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5.3. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.4. Требовать об извещении Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.5. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.
5.6. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.
6. Сбор, обработка и хранение персональных данных
6.1. Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
6.2. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником,- с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
6.3. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.
6.3.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.
6.3.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
6.3.3. Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.
6.3.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
6.3.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
6.3.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
6.3.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.
6.3.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером 3x4.
6.3.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
6.3.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
6.4. Хранение и использование персональных данных работников:
6.4.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров и бухгалтерии Учреждения.
6.4.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение в соответствии с должностными обязанностями как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1C: Зарплата и кадры».
7. Передача персональных данных
7.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. Доступ к персональным данным работника
8.1. Внутренний доступ (доступ внутри: Учреждение).
Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
- директор;
- заместители директора;
- инспектор по кадрам;
- сотрудники бухгалтерии, заместитель директора по административно-хозяйственной работе - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
- сам работник, носитель данных.
8.2. Внешний доступ.
Персональные данные вне Учреждения могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:
- налоговые инспекции;
- правоохранительные органы;
- органы статистики;
- страховые агентства;
- военкоматы;
- органы социального страхования;
- пенсионные фонды.
8.3. Другие организации.
Сведения о работнике (в том числе, уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
8.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
9. Защита персональных данных работника
9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников Учреждения все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.
9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке Учреждения и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках учреждения.
9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников Учреждением по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.
9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.
10. Ответственность за разглашении информации, связанной с персональными данными работника
10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую иди уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
